Come gestire al meglio l’archivio ibrido

Oggi le aziende e i professionisti si trovano a dover affrontare una problematica del tutto particolare. Siamo, infatti, in una fase di transizione, che porta ad avere in un archivio documenti sia in forma cartacea sia in formato digitale. Per poter gestire al meglio quello che viene chiamato archivio ibrido, è importante prendere consapevolezza del problema e organizzare al meglio i processi di archiviazione dei documenti che vengono costantemente prodotti da un’azienda o un ente.

Perché un archivio ibrido

Fino a pochi anni fa i documenti prodotti in un’azienda o in un ente erano in forma quasi esclusivamente cartacea. Anche i documenti prodotti con sistemi informatici venivano solitamente stampati, per poi utilizzarli in vari modi, ad esempio all’interno del fascicolo di un cliente o di un fornitore. Oggi la stragrande maggioranza dei documenti viene prodotta direttamente in formato digitale, comprese la fatture elettroniche. Questo ha portato ad avere interi archivi con dati di vario formato, difficilmente compatibili tra di loro. Le indicazioni per la corretta gestione dell’archivio ibrido fornito da Bucap aiutano le aziende e i professionisti ad organizzare al meglio questo tipo di archivio, in modo che sia possibile utilizzare e reperire i dati in esso contenuti, indipendentemente dal formato.

Gli archivi che “diventano” ibridi

Ci troviamo oggi in una fase di quella che è stata chiamata digital transformation. Le imprese di ogni genere e in qualsiasi ambito, le pubbliche amministrazioni e liberi professionisti si trovano a doversi confrontare con dati in diversi formati. Tra alcuni anni, che in tali casi possono essere anche più di 5-10, quasi certamente gli archivi documentali saranno tutti in formato digitale. Oggi le cose sono assai diverse. Questo vale:

• Per i documenti correnti, quelli che si utilizzano per il disbrigo delle attività in corso;
• Per l’archivio di deposito, dove sono archiviati i documenti non più necessari per le attività in corso;
• Per l’archivio storico, dove vengono archiviati i documenti di importanza storica e gli atti pubblici, consultabili per ragioni di studio o ricerca.

Come si gestisce l’archivio ibrido

La parola d’ordine per la gestione dell’archivio ibrido è organizzare. Se non si parte con il piede giusto, infatti, in un archivio (che sia corrente, di deposito o storico) trovare i documenti contenuti diventerà troppo complesso, con pesanti ricadute sull’efficienza dell’ente o dell’azienda. Per spiegare la situazione al meglio vi proponiamo questa infografica:

Per rendere rapidamente ordinato ed efficiente un archivio ibrido è possibile rivolgersi a esperti del settore. Si tratta di professionisti che si occupano di aiutare le aziende e gli enti nella digital trasformation, attivando le corrette metodologie di archiviazione, per gestire archivi ibridi nei quali documenti e fascicoli siano facili da consultare e da reperire nello svolgimento delle attività quotidiane.